Gli intermediari hanno il compito di valutare l’adeguatezza del sistema dei controlli interni e di adottare le eventuali misure di adeguamento.

Tali compiti sono in capo agli organi aziendali che per prassi si avvalgono delle proposte presentate dal responsabile dell’esecutivo.

In linea generale tale valutazione può essere fatta in occasione della presentazione delle relazioni annuali delle funzioni di controllo interno, di solito nel primo trimestre dell’anno, ma in casi particolari possono essere anche anticipate per tener conto delle eventuali relazioni semestrali che in alcuni casi vengono presentate al consiglio di amministrazione.

Particolare rilievo assume la valutazione del sistema di controllo interno laddove una o più funzioni di controllo sono svolte in regime di outsourcing.

La valutazione degli outsourcer è una delle attività espressamente richieste dalla nuova segnalazione di vigilanza di Banca d’Italia, entrata in vigore nel 2024 da effettuare con le funzionalità dell’applicativo Infostat

In questo ambito assume importanza assicurare che gli outsourcer delle funzioni di controllo interno rispetto le norme in vigore e gli accordi contrattuali dettagliati negli SLA e nei KPI.

Viste le scadenze tecniche relative alle comunicazioni e alle segnalazioni alla Banca d’Italia e Consob, può essere utile effettuare la valutazione nel corso del 4 trimestre dell’anno in modo da avere il tempo necessario per definire eventuali modifiche ed aggiornamenti agli assetti organizzativi.

Si ricorda inoltre che alcune categorie di intermediari (es. banche e SGR sopra-soglia) necessitano della comunicazione preventiva alla Banca d’Italia per attuare la variazione dell’outsourcer.

Per prassi comune poi si consente all’outsourcer di concludere le attività pianificate al fine di completare la relazione annuale da presentare nel primo trimestre dell’anno.

L’affidamento dell’incarico di outsourcing delle funzioni di controllo interno è deliberato dal consiglio di amministrazione, sentito il collegio sindacale, sulla base della proposta di svolgimento dell’attività da parte dell’outsourcer, che deve prevedere lo schema dell’accordo contrattuale e il dettaglio del profilo professionale del responsabile.