In data 7 novembre 2024 ANAC ha pubblicato lo “Schema di Linee Guida in materia di Whistleblowing sui canali interni di segnalazione” in consultazione sino al 9 dicembre 2024 (documento integrale).

La segnalazione può essere effettuata in forma scritta e in forma orale pertanto occorre assicurare entrambe le modalità di ricezione delle segnalazioni.

ANAC ritiene che le segnalazioni di whistleblowing vadano acquisite e gestite preferibilmente con apposita piattaforma informatica. Infatti attraverso il software è possibile adottare stringenti misure di sicurezza e assicurare un più elevato livello di protezione dei dati personali degli interessati sia nella fase di acquisizione delle segnalazioni, sia in quella di gestione delle stesse.

Inoltre ANAC sostiene che nell’ambito delle valutazioni funzionali all’individuazione dei canali di segnalazione interna (modalità informatiche o canali tradizionali), il ricorso alla posta elettronica (ordinaria o certificata) deve essere considerato di per sé non adeguato a garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante, anche tenuto conto del rischio che i sistemi informatici per la gestione della posta elettronica possano generare e raccogliere per impostazione predefinita, in modo preventivo e generalizzato, i log relativi all’invio e alla ricezione dei messaggi di posta elettronica e conservare gli stessi anche per un esteso arco temporale.

Il rischio di poter risalire, anche indirettamente, all’identità della persona whistleblower utilizzi, al fine di presentare la segnalazione, la casella di posta elettronica fornita dal datore di lavoro.

Nel caso in cui l’accesso ai canali interni di segnalazione avvenga dalla rete dati interna del soggetto obbligato/datore di lavoro, occorre garantire la non tracciabilità della persona segnalante nel momento in cui viene stabilita la connessione a tali canali, sia sulle piattaforme informatiche che negli apparati (es. firewall o proxy) eventualmente coinvolti nella trasmissione delle comunicazioni del segnalante.

Laddove non si adotti un’apposita piattaforma informatica e al fine di garantire la riservatezza, ANAC ribadisce la possibilità di utilizzare la protocollazione riservata in doppia busta. La prima busta contenente i dati identificativi della persona segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda, con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” indirizzata al gestore della segnalazione. La segnalazione sarà poi oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del gestore.

La segnalazione in forma orale può essere effettuata, in via alternativa, secondo le seguenti modalità: 1) attraverso linee telefoniche; 2) attraverso sistemi di messaggistica vocale; 3) attraverso un incontro diretto.

Nelle ipotesi di mancata istituzione del canale interno o adozione non conforme di procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni, ANAC, all’esito di apposito procedimento può  applicare una sanzione amministrativa pecuniaria da 10.000 a 50.000 euro nei confronti del responsabile che è individuato nell’organo di indirizzo (es. CdA).