In data 1° giugno 2023 Banca d’Italia ha pubblicato il provvedimento del 31 maggio 2023 contenente le disposizioni per la segnalazione in materia di esternalizzazione, unitamente allo schema di segnalazione, al quadro sinottico dei valori ammessi per gli attributi della segnalazione e alle informazioni per l’individuazione e il censimento del Codice Anagrafe Soggetti (documenti integrali).

Il nuovo obbligo segnaletico è diretto agli intermediari vigilati, tra cui SGR, SIM di classe 2 e 3, intermediari ex 106 TUB, al fine di raccogliere informazioni sui contratti di esternalizzazione, sui fornitori e subfornitori di servizi, nonché sulla tipologia di funzioni esternalizzate.

La segnalazione è strumentale all’esercizio dell’attività di vigilanza e rileva per l’individuazione e la valutazione di eventuali situazioni di concentrazione di fornitori di servizi.

La struttura della segnalazione prevede l’invio di dati su sei fenomeni principali: 1) Informazioni sul contratto; 2) Firmatario del contratto; 3) Utilizzatore del contratto; 4) Categoria della funzione esternalizzata; 5) Fornitore di servizi; 6) Funzione essenziale o importante (FEI o FOI).

Tutte le informazioni sono obbligatorie salvo diversamente specificato nelle istruzioni per la compilazione.

In via generale, per tutti gli accordi di esternalizzazione sono richieste informazioni di dettaglio su durata, termini di rinnovo e di preavviso, costo del contratto; firmatari e utilizzatori dei contratti; fornitori di servizi; tipologia e caratteristiche della funzione esternalizzata; per i servizi erogati in modalità cloud computing, il modello di cloud utilizzato e il provider cloud.

Con riferimento invece agli accordi di esternalizzazione di funzioni essenziali o importanti (FEI) o di funzioni operative importanti (FOI), sono richieste ulteriori informazioni, tra cui: la motivazione di tale classificazione; la valutazione dei rischi derivanti dall’esternalizzazione; l’organo decisionale che ha deliberato l’esternalizzazione; le verifiche di audit effettuate e pianificate; la valutazione del livello di sostituibilità del fornitore di servizi; la subesternalizzazione e gli eventuali subfornitori; il paese di erogazione dei servizi e quello di memorizzazione dei dati.

La segnalazione ha periodicità annuale con data di riferimento 31 dicembre e deve essere inviata alla Banca d’Italia entro il 30 aprile dell’anno successivo alla data di riferimento tramite la piattaforma INFOSTAT.

Solo in sede di prima applicazione il termine per l’invio alla Banca d’Italia della segnalazione sui contratti di esternalizzazione in essere alla data del 31 dicembre 2022 è fissato entro il 31 dicembre 2023.

Si segnala infine l’importanza del codice AS da indicare per i fornitori e gli eventuali subfornitori, nonché per la capogruppo del gruppo, ove presente. Qualora non si dispongano del codice AS dei soggetti per i quali è richiesto, gli intermediari sono tenuti ad attivarsi per richiedere alla Banca d’Italia il censimento di questi soggetti nell’Anagrafe Soggetti e la generazione del relativo codice.

Le disposizioni entreranno in vigore il giorno successivo a quello di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale.