Con la Nota n. 32 del 13 giugno 2023 (documento integrale) Banca d’Italia ha dichiarato all’Autorità bancaria europea (EBA) l’intenzione di conformarsi agli Orientamenti  sull’utilizzo di soluzioni di onboarding a distanza del cliente per le finalità di cui all’articolo 13, paragrafo 1, della direttiva (UE) 2015/849 (EBA/GL/2022/15), pubblicati in data 22 novembre 2022  (documento integrale).

Tali Orientamenti si applicano, tra l’altro, a SGR, SIM, banche, SICAV, SICAF, IP e IMEL a partire dal 2 ottobre 2023.

A partire da tale data, infatti, l’Allegato 3 “Procedura di video-identificazione” alle Disposizioni di Banca d’Italia in materia di adeguata verifica per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo del 30 luglio 2019 è abrogato, come da Provvedimento del 13 giugno 2023.

Gli Orientamenti devono essere applicati quando sono adottate nuove soluzioni di adeguata verifica a distanza o riviste quelle già in uso per l’onboarding di nuovi clienti.

L’EBA prevede alcuni requisiti minimi che le politiche e le procedure relative all’onboarding a distanza del cliente devono includere, tra cui le situazioni in cui è possibile utilizzare tale soluzione e i controlli per assicurare che la prima operazione con un nuovo cliente sia eseguita solo dopo l’applicazione di tutte le misure di adeguata verifica iniziale.

Inoltre, i presenti Orientamenti integrano i compiti del responsabile antiriciclaggio ponendo in capo a quest’ultimo, nell’ambito generale di preparare politiche e procedure per ottemperare ai requisiti di adeguata verifica della clientela, il compito di assicurare che le politiche e le procedure per l’onboarding a distanza del cliente siano attuate in modo efficace, riesaminate periodicamente e modificate se necessario.

Gli Orientamenti introducono poi una valutazione preliminare all’attuazione della soluzione di onboarding a distanza del cliente, comprensiva, tra l’altro, di una valutazione dell’impatto dell’utilizzo di tale soluzione sull’esposizione al rischio di riciclaggio dell’ente, di una valutazione dell’adeguatezza della soluzione in termini di completezza e accuratezza dei dati e dei documenti raccolti, nonché di test per valutare i rischi di frode e test end-to-end del funzionamento.

A tal fine, tra le soluzioni indicate dagli Orientamenti abbiamo i regimi di identificazione elettronica notificati ex art. 9 del regolamento (UE) n. 910/2014 che soddisfano i requisiti relativi a livelli di garanzia significativi o elevati e i servizi fiduciari qualificati pertinenti che soddisfano i requisiti del regolamento (UE) n. 910/2014.

È necessario sottolineare che l’ente deve essere in grado di illustrare alle Autorità di vigilanza competenti le valutazioni effettuate prima dell’attuazione della soluzione di onboarding a distanza del cliente, nonché il risultato di tali valutazioni e che l’utilizzo della soluzione è adeguato rispetto ai rischi ML/TF individuati.

Gli Orientamenti trattano infine anche del monitoraggio della clientela, dell’acquisizione di informazioni, dell’autenticità e integrità dei documenti, dell’accertamento della corrispondenza dell’identità del cliente, del ricorso a terzi ed esternalizzazione e della gestione dei rischi delle ICT e di sicurezza.